Wdrażanie modeli zgodności z przepisami w organizacjach przyczynia się do zwolnienia z odpowiedzialności karnej za zaniedbanie należytej czujności, a przede wszystkim jest strategicznym sprzymierzeńcem we wdrażaniu kultury etycznej, respektującej najgłębsze wartości podmiotu.
W związku z tym program regulacji i zgodności z prawem w organach kościelnych jest koniecznością, którą coraz częściej postrzega się jako nieuniknioną.
To był jeden z głównych komunikatów wysłanych w ForumSłowo w ubiegłym roku przez sprawozdawców, Alain Casanovas, szef służb w Zgodność z prawem w KPMG Hiszpania, oraz Diego Zalbidea, profesor prawa kanonicznego na Wydziale Prawa Kanonicznego Uniwersytetu w Navarra. Kolokwium zorganizowane przez czasopismo Palabra, które odbyło się w centralnym madryckim oddziale Banco Sabadell.
To forum pozostawiło uczestników z pragnieniem dalszego określenia ewentualnego modelu dla zgodnośćUdało się to w czerwcu ubiegłego roku, wirtualnie, dzięki dziesiątkom uczestników zadających liczne pytania samym prelegentom. Temat ForumSłowo był Wdrożenie programu compliance w jednostce kościelnej. Studium przypadku.
Przedstawił on m.in. webinar dyrektor Palabra, Alfonso Riobó, który udzielił głosu dyrektorowi Instytucji Religijnych Banco Sabadell, Santiago Portasowi, a następnie mówcom. Koordynatorem technicznym sesji był kierownik IT archidiecezji Burgos, José Luis Pascual, przy współpracy Centro Académico Romano Fundación (CARF).
Uczestniczyły w nim liczne osoby, zarówno z Hiszpanii, jak i z różnych krajów obu Ameryk. Wśród nich byli liderzy podmiotów kościelnych: konferencji episkopatu, diecezji, życia konsekrowanego, stowarzyszeń, ruchów i innych instytucji; a także prawnicy, profesorowie i inni zainteresowani.
Metoda przypadku: wymyślona diecezja
Sesja szkoleniowa została poprzedzona praktycznym studium przypadku (".studium przypadku"), którą na tę okazję przygotował profesor Diego Zalbidea. Sprawa została wyartykułowana wokół schematu instytucjonalnego i działań realizowanych przez wyobrażoną diecezję, rozwijaną przez podmioty różnego rzędu i kategorii. Projektowana diecezja była typu średniego i dużego; przykładowo, orientacyjnie składała się z 315 parafii, w których pracowało 280 księży, oraz 1.145 pracowników w organizacjach na całym jej obwodzie konsolidacji. Dla organizacji kościelnych innych niż diecezja, przedstawiony przypadek służył w każdym przypadku jako paradygmat.
Na podstawie tych danych zaproponowano prace prowadzące do wdrożenia programów zgodności dla poszczególnych działań. Pierwszym i podstawowym krokiem, zgodnie z propozycją Diego Zalbidea dla całej sesji, było określenie architektury zgodność. W bardzo prostych środowiskach - na przykład, gdy istnieje jeden podmiot wykonujący jedną czynność - ten pierwszy krok może być zbędny; staje się on jednak bardziej konieczny wraz ze wzrostem złożoności, a z pewnością jest tak w omawianym przypadku, gdy istnieje wiele podmiotów i wykonują one różne czynności.
Określenie architektury modelu umożliwia identyfikację takich aspektów jak: a) poziom centralizacji środowiska kontroli, od którego zależy, czy może być wymagany jeden organ kontroli zgodność b) poziom nadzoru, ponieważ w niektórych sytuacjach może wystarczyć, aby organ jedynie wydał wytyczne, w innych przypadkach może być konieczne wydanie instrukcji i monitorowanie zgodności, a w końcu może być konieczne bezpośrednie przeprowadzenie działań kontrolnych.
Powstała architektura nie musi być jednolita na różnych poziomach i może być scentralizowana w przypadku niektórych działań, które tego wymagają, a zdecentralizowana w przypadku innych.
Po zdefiniowaniu architektury modelu możliwe jest określenie organów (organów) modelu. zgodność, i jego skład; ustalenie poziomu nadzoru; określenie (poprzez protokoły) pewnych istotnych elementów, takich jak podstawowe polityki i kanały komunikacji; określenie liczby ocen ryzyka, które należy opracować; oraz opracowanie dokumentów, które będą opisywać model.
Złożona organizacja
"W małych organizacjach, czy w małej firmie, tj. zgodność nie jest zbyt trudne. Jednak gdy mówimy o złożonych organizacjach, takich jak diecezja, mamy wiele wątpliwości, Alain Casanovas wskazał w swoim wystąpieniu.
"W diecezji realizowane są bardzo różne działania przez podmioty o bardzo różnym charakterze. Oznacza to, że musimy mieć model zgodność Ale czy powinniśmy mieć model w każdym podmiocie, czy powinniśmy go mieć dla każdej działalności, czy powinniśmy go mieć na poziomie diecezji? Jak powinniśmy go mieć? Była to seria pytań, na które ekspert KPMG, w swoim wystąpieniu lub w odpowiedziach na zadane pytania, odpowiadał wspólnie z profesorem Diego Zalbidea.
Podsumowując, Alain Casanovas wyróżnił ".między modelami scentralizowanymi, zdecentralizowanymi i hybrydowymi. Modele scentralizowane to takie, w których występuje koncentracja w podejmowaniu decyzji, a my przeszlibyśmy do modelu zgodność scentralizowany, albo na poziomie 1, gdzie system jest bardzo pionowy, albo na poziomie 2".. Model 2 pozostaje modelem korporacyjnymAle jednostki mają pewien poziom autonomii, dostają wytyczne i dba się o to, żeby wszystko było dobrze zrobione. W każdym przypadku istnieje wysoki poziom nadzoru.
"W punkcie 3 mówilibyśmy o zróżnicowaniu kompetencji. Byłoby to, z całym szacunkiem, jak kompetencje państwa i kompetencje wspólnot autonomicznych. To znaczy, że niektóre kompetencje należą do jednostki, a inne wyraźnie do domu głównego, do spółki matki".
"Scenariusz 4 to scenariusz pełnej autonomii, w którym każdy z podmiotów, ze swoją działalnością, cieszy się pełną autonomią i posiada samodzielność zarządczą oraz możliwość podejmowania własnych decyzji. Jest to zupełne przeciwieństwo scenariusza dużej jednostki decyzyjnej, poziomu 1.
W zdecentralizowanym modus operandi, gdzie są działania centralne i inne bardziej na poziomie działalności lub jednostki, "Przeszlibyśmy do modeli hybrydowych, a następnie, jeśli jest to zdecentralizowane, do modeli zdecentralizowanych", dodał adwokat.
Zalety, wady
"W modelach scentralizowanych, na poziomie centralnym masz bardzo szczegółowy widok wszystkiego, co się dzieje, i możesz ćwiczyć to zapobieganie, wykrywanie i wczesne zarządzanie incydentami w jednolity i spójny sposób na całym obwodzie. Istnieje duża zdolność do wprowadzenia w życie zgodność monopolistyczne w całej organizacji".
"Dużą wadą jest to, że modele scentralizowane wytwarzają środowisko, które bardzo sprzyja kontaminacji obowiązków, dodał Alain Casanovas. "Czyli w przypadku zdarzenia w podmiocie znajdującym się w obwodzie tego wielkiego konglomeratu podmiotów i działalności, bardzo łatwo jest, żeby ta odpowiedzialność prawna - i nie mówimy tu tylko o kwestii wizerunku - była przenoszona, kończyła się na całej grupie. W końcu wyjaśnienia i odpowiedzialność są żądane na poziomie grupy"..
Modele hybrydowe, które są mieszanką, również mają zalety i wady, powiedział. "Zaletą jest to, że bardzo dobrze reagują na lokalne potrzeby. Łatwiej jest robić dobre zarządzanie, gdy jest się blisko działalności, choćby geograficznie.
Dotyczące parafii
Co do parafii, "Powinniśmy zadać sobie pytanie: jaki poziom autonomii ma parafia? Czy może robić to, co chce? W ten sposób możemy sprawdzić, czy może mieć model zgodność czyli po prostu tłumaczenie modelu z zgodność jednostki lub organu, któremu podlega. To pozwoli określić poziom nadzoru"powiedział Alain Casanovas.
Prof. Zalbidea poinformował, że. "W tych sesjach uczestniczy sporo proboszczów. Będą parafie, które mają zasoby i mogą to zrobić, ale w Hiszpanii jest 23 000 parafii i większość z nich nie jest w stanie mieć ciała parafialnego. zgodnośćWydaje się konieczne, aby Kuria wspierała ich i wyznaczała parametry".
Kwestie praktyczne
W niektórych pytaniach chciano dokładniej określić, co byłoby rozsądnym modelem dla zgodność dla diecezji; o krokach, jakie mogłaby podjąć Konferencja Episkopatu (CEE); oraz o kuriach diecezjalnych. Oto fragment niektórych odpowiedzi w ramach kolokwium prowadzonego przez prof. Diego Zalbidea. Inicjały odpowiadają cytowanym prelegentom:
A.C.: "W złożonej diecezji, z wieloma działaniami, nie ma uniwersalnej odpowiedzi na wdrożenie jakiegoś modelu. Może skończy się na modelu hybrydowym, bo to najnormalniejsza rzecz. W przypadku diecezji macie wspólny projekt i wspólny wizerunek. To oczywiste. Ten fakt prowadzi nas do modeli scentralizowanych lub hybrydowych.
D.Z.: "Jestem tego samego zdania.
A.C.: "Moja wiedza o działalności diecezji jest znacznie bardziej ograniczona niż prof. Zalbidy, ale na pewno poszlibyśmy w kierunku modelu hybrydowego, w którym istniałoby podstawowe środowisko polityki i kontroli, i mówię tu o minimum minimum. Patrząc z zewnątrz i z uwzględnieniem wszystkich zastrzeżeń, sensowny jest model ze środowiskiem kontroli i parametrami postępowania, z polityką, która jest wspólna, a stamtąd rozwijać ją na poziomie lokalnym, z delegatami lub z własnymi modelami, w zależności od poziomu autonomii działań"..
D.Z.: "Pytają, jakie kroki powinien podjąć Kościół w tej dziedzinie; w diecezjach, w samej Konferencji Episkopatu...".
A.C.: "Są kwestie związane z podejmowaniem decyzji, które bardzo mi umykają. Być może podejściem ze strony Konferencji Episkopatu byłoby ustalenie minimalnego modelu dla diecezji, tak aby te diecezje kaskadowały się w dół, ale aby domagać się wspólnego mianownika. W zgodności, jeśli chodzi o duże grupy handlowe, czyli te, które znam najlepiej, brak spójności nie wychodzi na dobre. Być może na poziomie Konferencji Episkopatu można by ustalić minimalny wspólny mianownik na poziomie diecezji, i że diecezje, na podstawie tego mandatu, przeniosłyby go w dół, i mielibyśmy wspólny mianownik we wszystkich diecezjach, dostosowany do osobliwości każdej z nich".
D.Z.: "Chodzi o to, że Konferencja Episkopatu jako taka nie ma kompetencji normatywnych w większości tych przestępstw w odniesieniu do diecezji. Inną rzeczą byłoby zwrócenie się do Stolicy Apostolskiej o specjalną delegację, która wydałaby szczegółowe rozporządzenia dla wszystkich diecezji".
D.ZKolejne pytanie. Kuria pełni centralną rolę w zarządzaniu diecezją, tam podejmuje się większość decyzji. Czy Kuria byłaby wydziałem, w którym należałoby zebrać i zsyntetyzować programy diecezji? zgodność"?
A.C.: "To ma sens. Ale trzeba by się przekonać, czy spełnione są międzynarodowe parametry niepodległości i autonomii. Ale w ogólnym rozrachunku ma to sens.
Z.B.: Pojawiają się też kwestie kanoniczne. W ramach standardowego schematu organizacyjnego kurii diecezjalnej, ¿gdzie umieścilibyśmy delegata zgodność? I związane z tym pytanie, kto mógłby podjąć się takiej roli w diecezji i gdzie powinien się znaleźć?
A.C.: - Standardy wymagają, aby było to stanowisko bliskie organom zarządzającym. Bo jego cele są nadzorcze i doradcze, ale nie decyzyjne. Na stronie organ zgodności lub specjalista ds. zgodności Nie podejmują decyzji, ale są częścią łańcucha, który monitoruje przestrzeganie prawa i zobowiązań przyjętych przez organizację, a więc monitoruje, co się dzieje i sugeruje organom decyzyjnym przyjęcie odpowiednich środków.
Ale do jego autonomii nie należy podejmowanie decyzji, ponieważ te decyzje w sferze handlowej będą odpowiadały organom ustanowionym przez prawo spółek kapitałowych lub Kodeks handlowy; a w sferze kościelnej - organom określonym przez prawo kościelne. W każdym razie musi to być organ bliski organom decyzyjnym, aby móc się z nimi płynnie komunikować i w razie potrzeby podejmować natychmiastowe działania".
D.Z.: "Z kanonicznego punktu widzenia ideałem jest, aby był to organ na najwyższym szczeblu w diecezji, bliski biskupowi i posiadający pewną niezależność od tych, którzy poniżej biskupa podlegają jego władzy i podejmują decyzje, czyli wikariuszy. Z pewną dozą niezależności, aby mógł powiedzieć biskupowi, który jest administratorem diecezji, o rzeczach, które nie są spełniane i o ryzyku, które może spaść na samego biskupa, który w końcu jest tym, który może widzieć, że jego odpowiedzialność jest implikowana lub skażona. Dlatego uważam, że im wyżej w diecezji, tym lepiej i im większa samodzielność w podejmowaniu decyzji, tym lepiej.
Dlaczego warto mieć model
W sesji ekspert KMPG został zapytany o ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Alain Casanovas zwrócił uwagę, że ubezpieczenie OC obejmuje konsekwencje cywilne, "ale nigdy nie obejmują one odpowiedzialności karnej. Kodeks karny ustala kary, ale nie odszkodowania, które są sferą cywilną.
"Jedynym sposobem na spokojny sen w kwestii zgodność to robić to, co się da". -dodał. "Po pierwsze, nie stój w miejscu, bezczynność nigdy nie jest dobrą radą; a po drugie, połącz się, ruszaj do przodu i miej tę staranność, tę proaktywność, i powiedz: patrz, sprawy nie poszły dobrze. Cóż, może i nie wyszły na tym dobrze, ale przynajmniej zrobiłem wszystko, co mogłem w ramach swoich możliwości, aby tak się nie stało".
W jakim zakresie obowiązkowe jest posiadanie zgodność w organizacjach było inną kwestią. Alain Casanovas złożył jednoznaczne oświadczenie: "Nie ma żadnych zobowiązań. Kiedy mówimy, że art. 31 bis kodeksu karnego tego wymaga, to nie jest to poprawne technicznie. Co mówi, że jeśli przestępstwo zostało popełnione w osobie prawnej, aby mieć wzór zgodność może złagodzić tę odpowiedzialność karną, a nawet zwolnić tę osobę prawną od odpowiedzialności karnej, co zdarza się w Hiszpanii, ale jest niezwykle nietypowe w prawie porównawczym.
Jesteśmy jednym z niewielu krajów, gdzie mamy bardzo niezrównoważony model, w tym sensie, że jeżeli mamy model zgodnośćNawet jeśli go nie mamy, to mamy ogromne korzyści, a jeśli go nie mamy, to mamy ogromne wady. Jest to model celowo tendencyjny, aby zmotywować przedsiębiorców do posiadania modelu zgodność. Ale nie ma obowiązku. Okólnik 1/2016 Prokuratury Krajowej zwraca jednak uwagę na to, jak ważne jest postępowanie nie tylko zgodne z prawem, ale i etyczne".
Muszę również powiedzieć, że żadna duża organizacja nie rozważa braku modelu dla zgodnośćProblem polega na tym, że istnieje ogromna nierównowaga między zaletami jej posiadania a wadami jej braku. W dzisiejszym społeczeństwie jest to praktycznie nie do pomyślenia.
W odniesieniu do kierownik ds. zgodności, o specjalista ds. zgodnościAlain Casanovas stwierdził, że "Kodeks karny jest minimalny. Ale Okólnik 1/2016 Prokuratora Generalnego oraz normy międzynarodowe i krajowe jednak się do niego odnoszą. Ciało zgodność musi być obdarzony dwoma czynnikami: autonomią i niezależnością. Im wyższy poziom autonomii, tym więcej możliwości ma dziecko. kierownik ds. zgodności lub specjalista ds. zgodności. To przychodzi do niego przez delegację, nie chcę, żeby było jakieś nieporozumienie, nie ma odznaki szeryfa z wszechogarniającymi uprawnieniami. Niezależność to neutralność w podejmowaniu decyzji, aby jego słuszne działania nie zostały naruszone przez interesy, np. uczestniczy w podejmowaniu decyzji, a jednocześnie musi oceniać".
