La mise en œuvre de modèles de conformité dans les organisations contribue à l'exonération de la responsabilité pénale pour défaut de vigilance et constitue surtout un allié stratégique pour la mise en œuvre d'une culture éthique respectueuse des valeurs les plus profondes de l'entité.
Par conséquent, un programme de réglementation et de conformité juridique dans les organismes ecclésiastiques est une nécessité qui est de plus en plus considérée comme inévitable.
C'était l'un des principaux messages envoyés dans le cadre du ForumWord l'année dernière par les rapporteurs, Alain Casanovas, chef de service à l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail. Conformité juridique chez KPMG Espagne, et Diego Zalbidea, professeur de droit canonique à la faculté de droit canonique de l'université de Navarre. Un colloque organisé par la revue Palabra, qui a eu lieu dans une succursale de Banco Sabadell au centre de Madrid.
Ce forum a laissé aux participants l'envie de préciser davantage un éventuel modèle pour le conformitéCela a été réalisé en juin dernier, virtuellement, avec des dizaines de participants posant de nombreuses questions aux orateurs eux-mêmes. Le thème de la ForumWord a été Mise en œuvre d'un programme de conformité dans une entité ecclésiastique. Étude de cas.
Il a présenté le webinaire le directeur de Palabra, Alfonso Riobó, qui a donné la parole au directeur des institutions religieuses de Banco Sabadell, Santiago Portas, puis aux intervenants. Le coordinateur technique de la session était le responsable informatique de l'archevêché de Burgos, José Luis Pascual, avec la collaboration du Centro Académico Romano Fundación (CARF).
De nombreuses personnes y ont participé, tant d'Espagne que de divers pays d'Amérique. Parmi eux se trouvaient des responsables d'entités ecclésiales : conférences épiscopales, diocèses, vie consacrée, associations, mouvements et autres institutions ; ainsi que des avocats, des professeurs et d'autres parties intéressées.
Méthode des cas : un diocèse imaginaire
La session de formation a été précédée d'une étude de cas pratique (".étude de cas"), qui a été préparé pour cette occasion par le professeur Diego Zalbidea. Le cas s'est articulé autour du schéma institutionnel et des activités menées par un diocèse imaginaire, développé par des entités d'ordre et de catégorie différents. Le diocèse conçu était de type moyen-grand ; à titre indicatif, il comptait 315 paroisses avec 280 prêtres, et 1 145 employés dans les organisations de son périmètre de consolidation. Pour les organisations ecclésiastiques autres que le diocèse, le cas présenté a en tout cas servi de paradigme.
Sur la base de ces données, les travaux menant à la mise en place de programmes de conformité pour les différentes activités ont été proposés. La première étape, fondamentale, selon la proposition de Diego Zalbidea pour l'ensemble de la session, a été de déterminer l'architecture de la conformité. Dans des environnements très simples - par exemple, lorsqu'il n'y a qu'une seule entité exerçant une seule activité - cette première étape pourrait être superflue ; mais elle devient plus nécessaire à mesure que la complexité augmente, et elle l'est certainement dans le cas présent, où il y a plusieurs entités et où elles exercent des activités différentes.
La détermination de l'architecture du modèle permet d'identifier des aspects tels que : a) le niveau de centralisation de l'environnement de contrôle, dont dépend la nécessité éventuelle d'un organisme de contrôle unique conformité b) le niveau de supervision, car dans certaines situations, il peut suffire que l'organisme se contente de donner des directives, dans d'autres cas, il peut être amené à donner des instructions et à superviser le respect des règles, et enfin, il peut être amené à exécuter directement les activités de contrôle.
L'architecture qui en résulte ne doit pas nécessairement être uniforme à différents niveaux et pourrait être centralisée pour certaines activités qui le nécessitent et décentralisée pour d'autres.
Une fois l'architecture du modèle définie, il est possible de déterminer le ou les organes du modèle. conformité, et sa composition ; de fixer le niveau de supervision ; de déterminer (par le biais de protocoles) certains éléments essentiels tels que les politiques de base et les canaux de communication ; de déterminer le nombre d'évaluations des risques à réaliser ; et d'élaborer les documents qui décriront le modèle.
Une organisation complexe
"Dans les petites organisations, ou dans une petite entreprise, la conformité n'est pas trop difficile. Cependant, lorsque nous parlons d'organisations complexes, comme un diocèse, nous avons beaucoup de doutes, a souligné Alain Casanovas dans son discours.
"Dans un diocèse, des activités très différentes sont menées par des entités de nature très différente. Cela signifie que nous devons avoir un modèle de conformité Mais devons-nous avoir un modèle dans chaque entité, devons-nous l'avoir pour chaque activité, devons-nous l'avoir au niveau diocésain ? Comment devons-nous l'avoir ? Il s'agissait d'une série de questions auxquelles l'expert de KPMG a répondu, soit dans son discours, soit dans les réponses aux questions posées, avec le professeur Diego Zalbidea.
En résumé, Alain Casanovas a distingué ".entre les modèles centralisés, les modèles décentralisés et les modèles hybrides. Les modèles centralisés sont ceux où il y a une concentration dans la prise de décision, et nous nous dirigerions vers un modèle de conformité centralisé, soit au niveau 1, où le système est très verticalisé, soit au niveau 2".. Le modèle 2 reste le modèle d'entrepriseMais les entités disposent d'un certain niveau d'autonomie, elles reçoivent des directives et on s'assure que les choses sont bien faites. Dans tous les cas, il y a un haut niveau de supervision.
"Au point 3, nous parlerions d'une différenciation des compétences. Ce serait, avec tout le respect que je vous dois, comme les compétences de l'État et celles des communautés autonomes. C'est-à-dire que certaines compétences appartiennent à l'entité, et d'autres appartiennent clairement à la maison mère, à la société mère".
"Le scénario 4 est le scénario de l'autonomie complète, dans lequel chacune des entités, avec ses activités, jouit d'une autonomie complète et dispose d'une autonomie de gestion et de la capacité de prendre ses propres décisions. C'est tout le contraire du scénario d'une grande unité de décision, le niveau 1.
Dans un mode de fonctionnement décentralisé, où il y a des activités centrales et d'autres plus au niveau de l'activité ou de l'entité, "Nous irions vers des modèles hybrides, et ensuite, si c'est décentralisé, vers des modèles décentralisés", a ajouté l'avocat.
Avantages, inconvénients
"Dans les modèles centralisés, au niveau central, vous avez une vue très détaillée de tout ce qui se passe, et vous pouvez exercer cette prévention, cette détection et cette gestion précoce des incidents de manière uniforme et cohérente sur tout le périmètre. Il y a une grande capacité à mettre en place une conformité monopolistique dans l'ensemble de l'organisation".
"Le gros inconvénient est que les modèles centralisés produisent un environnement très propice à la contamination des responsabilités, a ajouté Alain Casanovas. "C'est-à-dire qu'en cas d'incident dans une entité du périmètre de ce grand conglomérat d'entités et d'activités, il est très facile que cette responsabilité juridique - et nous ne parlons pas seulement de la question de l'image - soit transmise, finisse par être transmise à l'ensemble du groupe. Au final, les explications et les responsabilités finissent par être demandées au niveau du groupe"..
Les modèles hybrides, qui sont un mélange, ont également des avantages et des inconvénients, a-t-il dit. "L'avantage est qu'ils sont très réactifs aux besoins locaux. Il est plus facile de faire une bonne gestion quand on est proche de l'activité, même géographiquement.
Concernant les paroisses
Quant aux paroisses, "Nous devrions nous demander : quel est le niveau d'autonomie d'une paroisse ? Peut-elle faire ce qu'elle veut ? De cette façon, nous pouvons examiner si elle peut avoir un modèle de conformité ou simplement la traduction du modèle de l conformité de l'entité ou de l'organisme dont il relève. Cela déterminera le niveau de supervision", a déclaré Alain Casanovas.
Le professeur Zalbidea a indiqué que " Dans ces sessions, pas mal de curés participent. Il y aura des paroisses qui ont des ressources et qui peuvent le faire, mais en Espagne, il y a 23 000 paroisses et la plupart d'entre elles ne sont pas capables d'avoir un organisme paroissial. conformitéIl semble nécessaire que la Curie les soutienne et en fixe les paramètres".
Questions pratiques
Certaines questions voulaient approfondir ce qui constituerait un modèle raisonnable pour la conformité pour un diocèse ; sur les mesures que la Conférence épiscopale (CEE) pourrait prendre ; et sur les curies diocésaines. Voici un extrait de certaines des réponses au colloque dirigé par le professeur Diego Zalbidea. Les initiales correspondent aux orateurs cités :
A.C. : "Dans un diocèse complexe, avec de nombreuses activités, il n'y a pas de réponse universelle pour mettre en œuvre un modèle. Nous pourrons peut-être aboutir à un modèle hybride, car c'est la chose la plus normale à faire. Dans le cas d'un diocèse, vous partagez un projet commun et une image commune. C'est évident. Ce constat nous conduit à des modèles centralisés ou hybrides.
D.Z. : "Je suis du même avis.
A.C. : "Ma connaissance des activités d'un diocèse est beaucoup plus limitée que celle du professeur Zalbidea, mais nous opterions sûrement pour un modèle hybride où il y aurait une politique de base et un environnement de contrôle, et je parle d'un minimum de minimums. Vu de l'extérieur et avec toutes les réserves, ce qui est logique est un modèle avec un environnement de contrôle et des paramètres de conduite, des politiques, qui est commun, et à partir de là, le développer au niveau local, avec des délégués ou avec leurs propres modèles, en fonction du niveau d'autonomie des activités"..
D.Z. : "Ils demandent quelles mesures l'Église doit prendre dans ce domaine ; dans les diocèses, la Conférence épiscopale elle-même...".
A.C. : "Il y a des questions de prise de décision qui m'échappent beaucoup. Une approche de la Conférence épiscopale serait peut-être d'établir un modèle minimum pour les diocèses, de sorte que ces derniers se retrouvent en cascade en aval, mais qu'un dénominateur commun soit exigé. En matière de conformité, en ce qui concerne les grands groupes commerciaux, qui sont ceux que je connais le mieux, le manque de cohérence ne passe pas bien. Peut-être qu'au niveau de la Conférence épiscopale, un dénominateur commun minimum pourrait être établi au niveau diocésain, et que les diocèses, sur la base de ce mandat, le transféreraient vers le bas, et nous aurions un dénominateur commun dans tous les diocèses, adapté aux singularités de chacun d'entre eux".
D.Z. : "Le problème ici est que la Conférence des évêques en tant que telle n'a aucune compétence normative dans la plupart de ces crimes à l'égard des diocèses. Une autre chose serait de demander au Saint-Siège une délégation spéciale pour donner des règlements spécifiques pour tous les diocèses".
D.ZUne autre question. La Curie a un rôle central dans la gouvernance du diocèse, où la plupart des décisions sont prises. La Curie serait-elle le département dans lequel les programmes du diocèse devraient être rassemblés et synthétisés ? conformité"?
A.C. : "C'est parfaitement logique. Mais il faudra voir si les paramètres internationaux d'indépendance et d'autonomie sont respectés. Mais en termes généraux, c'est logique.
Z.B. : Des questions canoniques se posent également. Dans le cadre d'un organigramme standard d'une curie diocésaine, ¿où placerions-nous le délégué de conformité ? Et en lien avec cela, qui pourrait assumer un tel rôle au sein d'un diocèse, et où devrait-il être placé ?
A.C. : "Les normes exigent que ce soit un poste proche des instances dirigeantes. Parce que ses objectifs sont de surveillance et de conseil, mais pas de décision. Le site organisme de conformité ou le agent de conformité Ils ne prennent pas de décisions, mais font partie de la chaîne qui contrôle le respect des lois et des engagements assumés par l'organisation, et donc surveille ce qui se passe et suggère aux organes de décision d'adopter les mesures appropriées.
Mais il ne fait pas partie de son autonomie de prendre des décisions, car ces décisions dans le domaine commercial correspondront aux organes établis par la loi des sociétés de capitaux ou le code du commerce ; et dans le domaine ecclésiastique, aux organes déterminés par la loi ecclésiastique. En tout état de cause, il doit s'agir d'un organe proche des organes de décision, capable de communiquer de manière fluide avec eux et de prendre des mesures immédiates si nécessaire".
D.Z. : "D'un point de vue canonique, l'idéal est qu'il s'agisse d'un organe au plus haut niveau du diocèse, proche de l'évêque, et disposant d'une certaine indépendance par rapport à ceux qui, en dessous de l'évêque, sont soumis à son autorité et prennent des décisions, c'est-à-dire les vicaires. Avec une certaine indépendance pour qu'il puisse dire à l'évêque, qui est l'administrateur du diocèse, les choses qui ne sont pas remplies et les risques qui peuvent retomber sur l'évêque lui-même, qui finalement est celui qui peut voir sa responsabilité impliquée ou contaminée. Par conséquent, je pense que plus on est haut dans le diocèse, mieux c'est, et plus on est indépendant des décisions, mieux c'est.
Pourquoi avoir un modèle
Au cours de la session, l'expert de KMPG a été interrogé sur l'assurance responsabilité civile. Alain Casanovas rappelle que l'assurance responsabilité civile couvre les conséquences civiles, "mais ils ne couvrent jamais la responsabilité pénale. Le code pénal fixe les peines, mais pas les indemnités, qui relèvent de la sphère civile.
"La seule façon de dormir sur ses deux oreilles sur la question des conformité est de faire ce que vous pouvez". a-t-il ajouté. "Premièrement, ne restez pas immobile, l'inactivité n'est jamais un bon conseil ; et deuxièmement, créez des liens, allez de l'avant et ayez cette diligence, cette proactivité, et dites : regardez, les choses n'ont pas marché. Ils n'ont peut-être pas bien tourné, mais au moins j'ai fait tout ce que je pouvais, dans la mesure de mes possibilités, pour que ce ne soit pas le cas".
Dans quelle mesure est-il obligatoire d'avoir un conformité dans les organisations était une autre question. Alain Casanovas a fait une déclaration claire : "Il n'y a aucune obligation. Lorsque nous disons que l'article 31 bis du code pénal l'exige, ce n'est pas techniquement correct. Ce qu'il dit, c'est que si l'infraction est commise dans une personne morale, pour avoir un modèle de conformité peut atténuer cette responsabilité pénale, ou même exonérer cette personne morale de toute responsabilité pénale, ce qui se produit en Espagne, mais est extrêmement rare en droit comparé.
Nous sommes l'un des rares pays à avoir un modèle très déséquilibré, dans le sens où si nous avons un modèle de conformitéMême si nous ne l'avons pas, nous avons d'énormes avantages, et si nous ne l'avons pas, nous avons d'énormes inconvénients. Il s'agit d'un modèle délibérément biaisé pour motiver la communauté des affaires à avoir un modèle de conformité. Mais il n'y a aucune obligation. Cependant, la circulaire 1/2016 du ministère public rappelle combien il est important de faire les choses non seulement de manière légale, mais aussi de manière éthique".
Je dois également dire qu'aucune grande organisation n'envisagerait jamais de ne pas disposer d'un modèle de conformitéLe problème est qu'il y a un énorme déséquilibre entre les avantages de l'avoir et les inconvénients de ne pas l'avoir. Dans la société actuelle, c'est pratiquement impensable.
Quant à la gestionnaire de conformité, o agent de conformitéAlain Casanovas a déclaré que "Le code pénal est minimal. Mais la circulaire 1/2016 du bureau du procureur général et les normes internationales et nationales y font référence. Le corps de conformité doit être doté de deux facteurs : l'autonomie et l'indépendance. Plus le niveau d'autonomie est élevé, plus l'enfant a de capacités. gestionnaire de conformité ou le agent de conformité. Cela lui vient par délégation, je ne veux pas qu'il y ait de malentendu, il n'a pas un badge de shérif avec des pouvoirs tous azimuts. L'indépendance est la neutralité dans la prise de décision, afin que ses actions légitimes ne soient pas compromises par des intérêts, par exemple, il participe à la prise de décision et en même temps il doit juger".
